Membuat slip gaji dengan mail merge di office

Mari membuat slip gaji dengan Mail merge, disini office yang di gunakan adalah microsoft office 2010 tapi sebenernya di 2007 ataupun di 2003 pada prinsipnya sama saja.

Dalam pembuatannya mail merge sendiri terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

•  Master, dokumen yang formatnya sama untuk semua penerima dalam hal ini slip gaji yg akan di print. 
•  Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nomor, nama, jabatan dan Jumlah Gaji sipenerima atau bisa juga disebut database. 

Data Source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya. Pada kali ini sebagai contoh data source yang di gunakan adalah Excel dengan alasan lebih mudah mengontrol, menambah dan menghapus data, lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya, juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.

Adapun Langkah-langkah nya adalah sebagai berikut: 

• Membuat Data Source Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan misalnya di documents dengan nama Data Daftar Gaji Pegawai.

• Membuat Dokumen Master Buat dokumen master format blangko slip gaji di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Daftar Penerimaan Gaji.

• Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master 

Pada menu bar Mailings, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients, dan pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen data source (Database excel yangg kita buat tadi) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
Taruh kursor di sebelah tulisan Nama, kemudian pada menu bar Mailings, klik Insert Merge Field dan pilih nama karyawan (sesuai tabel yang kita buat di database).
Lakukan juga hal yang sama pada tunjangan jabatan, tunjangan prestasi, dan yang lainnya, sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.

Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results. Dokumen blangko daftar penerimaan gaji akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.

• Menyimpan dan Mencetak Dokumen Jika sudah yakin dengan data yang di buat,klik tombol Finish & Merge dan pilih Print Documents. 

untuk mencetak dokumen slip gaji. Ada 3 pilihan:
1). All untuk mencetak semua dokumen blangko.
2). Current record untuk mencetak dokumen blangko pada halaman yang aktif.
3). Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak dokumen blangko yang dipilih saja.

Maka slip gaji sederhana berhasil di buat ^_^

Related Posts

Membuat slip gaji dengan mail merge di office

4/ 5

Oleh aswar